Whistleblowing

VNITŘNÍ OZNAMOVACÍ SYSTÉM

Skupina CONSEQ

 

1. Oznámení

1.1. Pracovník, který zjistí možné protiprávní jednání, k němuž došlo nebo k němuž má dojít u společnosti ze Skupiny Conseq, pro niž, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u společnosti ze Skupiny Conseq, se kterou byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a které:  

• a. má znaky trestného činu,
• b. má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč,
• c. porušuje zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, v platném znění (dále jen „zákon o ochraně oznamovatelů“),
• d. porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti
  • i. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
  • ii. daně z příjmů právnických osob,
  • iii. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
  • iv. ochrany spotřebitele,
  • v. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
  • vi. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
  • vii. ochrany životního prostředí,
  • viii. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
  • ix. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
  • x. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
  • xi. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
  • xii. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
  • xiii. ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
  • xiv. fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie,

může dále upraveným postupem interně oznámit takové porušení nebo hrozící porušení prostřednictvím zvláštního komunikačního kanálu (dále jen „oznámení porušení“). Oznámení porušení je nástrojem pro sdělování významných obav ohledně možného porušování výše uvedených právních předpisů včetně možného ohrožení řádné a spolehlivé funkčnosti a efektivnosti řídicího a kontrolního systému jednotlivých společností ze Skupiny Conseq a následného prověření důvodnosti těchto obav a přijetí nápravných opatření, jsou-li taková opatření třeba.

 

1.2. Prací nebo jinou obdobnou činností u společností ze Skupiny Conseq dle předchozího odstavce se rozumí níže uvedené činnosti vykonávané pro některou z následujících společností ze Skupiny Conseq – Conseq Group, a.s., Conseq Investment Management, a.s., QI investiční společnost, a.s., Conseq Funds investiční společnost, a.s. a Conseq penzijní společnost, a.s.:

• a. závislá práce vykonávaná v základním pracovněprávním vztahu,
• b. služba,
• c. samostatná výdělečná činnost,
• d. výkon práv spojených s účastí v právnické osobě,
• e. výkon funkce člena orgánu právnické osoby,
• f. plnění úkolů v rámci činnosti právnické osoby, v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet,
• g. správa svěřenského fondu,
• h. dobrovolnická činnost,
• i. odborná praxe, stáž, nebo
• j. výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění,
• k. i ucházení se o práci nebo jinou obdobnou činnost.

Skupina Conseq nevylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro společnost ze Skupiny Conseq - povinný subjekt nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle odst. 1.2 písmena. a), b), h) nebo i) zákona o ochraně oznamovatelů.

2. Postup šetření oznámení

2.1. Oznámení porušení může být provedeno anonymně i neanonymně. Oznámení mají být činěna v dobré víře, oznamovatel by tedy měl být, i v případě anonymního oznámení, důvodně přesvědčen o pravdivosti v oznámení uváděných informací.

2.2. Oznámení porušení musí vždy obsahovat popis skutečností, na základě kterých oznamovatel usuzuje na porušení nebo hrozící porušení shora uvedených předpisů. K oznámení mohou být připojeny listiny nebo jiné nosiče dat, kterých se oznamovatel ve svém úsudku dovolává. V oznámení mohou být uvedeny kontaktní údaje oznamovatele, na které se může příslušná osoba a její zástupce, oba určení společnostmi ze Skupiny Conseq podle § 10 zákona o ochraně oznamovatelů odpovědní za přijímání a posuzování důvodnosti oznámení porušení (dále oba společně jen „příslušná osoba“ nebo zvlášť „příslušná osoba“ a „zástupce“) na oznamovatele obrátit, bude-li toho třeba k doplnění nebo upřesnění skutečností uváděných v oznámení.

2.3. Osoba oznamovatele a osoby podle § 4 odst. 2 písm. a) až h) zákona o ochraně oznamovatelů požívají ochrany ve smyslu § 4 zákona o ochraně oznamovatelů, tj. nesmí být vystaveny odvetnému opatření. V rámci nastaveného vnitřního oznamovacího systému je zejména zajištěno, že:

• a. se s podaným oznámením může seznámit pouze příslušná osoba;
• b. příslušná osoba zachovává mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděla při výkonu své činnosti, a to i po ukončení výkonu této činnosti, pokud zákon nestanoví jinak;
• c. příslušná osoba neposkytne informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení;
• d. příslušná osoba smí poskytnout informace o totožnosti oznamovatele a osoby podle § 4 odst. 2 písm. a) až h) zákona o ochraně oznamovatelů jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů.

2.4. Oznámení porušení může být písemné nebo ústní a je podáváno příslušné osobě, resp. jejímu zástupci, která je uvedena v čl. 4. V případě písemného oznámení je zasíláno v listinné podobě prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb na adresu:

Conseq
Whistleblowing
Rybná 682/14
110 00 Praha 1, Staré Město

nebo může být zasláno e-mailem na emailové adresy příslušné osoby a jejího zástupce uvedené v čl. 4. V případě ústního oznámení je možné je učinit telefonicky na telefonních číslech příslušné osoby a jejího zástupce uvedených v čl. 4. nebo na žádost oznamovatele osobně u těchto osob na adrese společností ze Skupiny Conseq uvedené výše; v případě osobního oznámení je příslušná osoba povinna přijmout oznámení osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal. O ústním oznámení se pořídí záznam, případně se souhlasem oznamovatele nahrávka. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil; vyjádření oznamovatele se k záznamu nebo přepisu přiloží.

2.5. Oznámením porušení se zabývá příslušná osoba, resp. její zástupce, kterými jsou osoby určené společnostmi ze Skupiny Conseq, která prověří v oznámení uváděné skutečnosti.

2.6. O přijetí oznámení je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět oznamovatele, ledaže i) oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo ii) je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.

3. Vyhodnocení šetření

3.1. Oznámení bude vyhodnoceno jako důvodné nebo nedůvodné:

• a. Dle tohoto vyhodnocení bude dále šetřeno důvodné oznámení při současném zachování ochrany identity oznamovatele. Příslušná osoba je povinna písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím. Výjimky z povinnosti písemného vyrozumění dle odst. 2.6 se použijí obdobně. Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba povinnému subjektu navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Je-li oznámení podáno u příslušné osoby povinného subjektu, pro který oznamovatel nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, navrhuje příslušná osoba nápravná opatření osobě, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nevylučuje-li to povaha věci. Nepřijme-li povinný subjekt opatření navržené příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření; to neplatí, jde-li o opatření navržené jiné osobě než povinnému subjektu, který tuto příslušnou osobu určil. O přijatém opatření povinný subjekt neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele. Výjimky z povinnosti písemného vyrozumění dle odst. 2.6 se použijí obdobně.
• b. Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.

3.2. Po provedeném šetření a po vzájemné dohodě předá příslušná osoba anonymizovaný případ oznámeného porušení nebo hrozícího porušení statutárnímu orgánu společnosti ze Skupiny Conseq, které se případ týká, s návrhem na přijetí nápravného opatření nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení, ledaže by tímto postupem mohlo dojít k prozrazení totožnosti oznamovatele nebo osoby podle § 4 odst. 2 písm. a) až h) zákona o ochraně oznamovatelů. Statutární orgán společnosti odpovídá za rozhodnutí o přijetí nápravného opatření a uložení úkolů k jeho realizaci.

3.3. Všichni pracovníci společností ze Skupiny Conseq jsou povinni poskytovat příslušné osobě jí vyžádanou součinnost za účelem prověření skutečností uváděných v oznámení porušení a návrhu nápravného opatření.

3.4. Z důvodu zajištění objektivního šetření oznámených skutečností, jakož i z důvodu ochrany práv a oprávněných zájmů dalších osob dotčených oznámením, nebudou pracovníci zainteresovaní na řešení oznámení porušení poskytovat oznamovateli žádné konkrétní informace o průběhu a výsledku šetření.

3.5. Příslušná osoba vede v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých oznámeních. Příslušná osoba je povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.

3.6. Ve smyslu § 16 a násl. zákona o ochraně oznamovatelů je možné podat oznámení taktéž u Ministerstva spravedlnosti.

4. Označení příslušné osoby a jejího zástupce

Ve smyslu § 9 odst. 1 zákona o ochraně oznamovatelů se za příslušnou osobu určuje Romana Kovářová a za jejího zástupce Josef Ulrich, viz tabulka s kontaktními údaji níže.

Kontakty

E-mail
whistleblowing@conseq.cz
Jméno a příjmení	E-mail	Tel. číslo
Romana Kovářová	kovarova@conseq.cz	225 988 242
Josef Ulrich	josef.ulrich@conseq.cz	225 988 825